Steuerliche Betrachtung: Fehlerhafte Buchhaltung und einzeln ausgewählte Folgen

 

Vielen Unternehmern und Gewerbetreibenden stellen sich folgende Fragen, wenn sie auf das Thema Buchhaltung angesprochen werden:

  • Welche Folgen bringt regelmäßig eine fehlerhafte Buchhaltung mit sich?
  • Wie wirkt sich die Hinzuschätzung durch das Finanzamt aus?
  • Kann die Fehlerhaftigkeit strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen?
  • Was kann ich tun um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen?
  • Was kann ich tun um das Risiko einer Schätzung möglichst gering zu halten?
  • Was kostet mich die Buchhaltung?

Hier finden Sie die Antworten:

 

Welche Folgen bringt regelmäßig eine fehlerhafte Buchhaltung mit sich?

 

Die zu zahlende Steuer kann nicht einwandfrei ermittelt werden. Soweit der Fehler reicht,  kann  das Finanzamt eine Schätzung vornehmen. Dies kann von der Schätzung einzelner Geschäftsvorgänge bis zu einer Gesamtschätzung für das ganze Wirtschaftsjahr reichen.

 

Wie wirkt sich die Zuschätzung aus?

 

Es wird regelmäßig ein höherer Gewinn seitens des Finanzamtes angenommen. Mit dem höheren Gewinn steigen die Steuerverbindlichkeiten (z. B. Gewerbesteuer, Einkommensteuer, Körperschaftssteuerschuld und die Umsatzsteuer).

Da eine Betriebsprüfung regelmäßig mehrere Jahre erfasst, kann zu den höheren Steuerverbindlichkeiten u. a. mit Säumniszuschlägen für mehrere Jahre gerechnet werden. Diese finanzielle Belastung sollte nicht unterschätzt werden.

 

Kann die fehlerhafte Buchhaltung strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen?

 

Ja. Sollte die Finanzverwaltung zum Beispiel bei der Fehlerhaftigkeit von grober Fahrlässigkeit oder einer vorsätzlichen Falscherfassung und zu wenig gezahlten Steuern ausgehen, muss mit einem steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahren gerechnet werden. Dies kann unter Umständen zu einer strafrechtlichen Verurteilung führen.

 

Was kann ich tun, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen?

 

Es unterliegt der Verantwortung eines Unternehmers, dafür Sorge zu tragen, dass die Buchhaltung alle relevanten Geschäftsvorgänge enthält. Welche das sind, hängt letztendlich vom Einzelfall ab.

Die wichtigsten Grundsätze lauten aber: Alle relevanten Geschäftsvorgänge müssen zeitnahe und lückenlos erfasst werden.

Das bedeutet:

Es müssen alle erhaltenen Eingangsrechnungen und ausgestellten Ausgangsrechnungen erfasst werden.

Alle Rechnungen müssen den Formvorschriften entsprechen. Das bedeutet, dass die Rechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen  Angaben (Name des Ausstellers, Name des Empfängers (soweit keine Kleinbetragsrechnungen vorliegen), Steuernummer, Rechnungsnummer, Gegenstand und Zeitpunkt der Leistungs- oder Lieferungserbringung, Nettobetrag, Umsatzsteuerausweis, Bruttobetrag  u. s. w. ), enthalten müssen.

Liegt zum Beispiel Auslandsbezug vor, so ist diesem Umstand im besonderen Umfang „Rechnung“ zu tragen.

Ferner müssen u. a. Wareneingangsbücher, gegebenenfalls Warenausgangsbücher bzw. Kassenbücher geführt werden. Auf die wesentliche Dokumentation des Geschäftsverkehrs darf auch nicht verzichtet werden.

Neben den wesentlichen Unterlagen muss eine ordnungsgemäße Buchhaltung eine entsprechende Erfassung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Hier ist insbesondere zu berücksichtigen, dass nicht alle getätigten Ausgaben steuerlich  auch sofort gewinnmindernd als Ausgaben zu erfassen sind.  So ist zum Beispiel bei  dem Kauf einzelner selbständig nutzbarer Gegenstände des Anlagevermögens, die Ausgabe auf die gesamte Restnutzungsdauer zu verteilen. Abhängig von der Höhe des Kaufpreises sind hier einzelne Besonderheiten zu berücksichtigen.

Beispiel: Sie kaufen eine Maschine für 10.000,00 €. Die Maschine wird voraussichtlich 10 Jahre lang ihre Arbeit verrichten können. Danach ist sie verbraucht. Es muss eine neue Maschine angeschafft werden.

Im Jahr des Kaufes können Sie nicht gleich 10.000,00 € als Betriebsausgabe gewinnmindernd abziehen. Es werden pro Jahr, hier zeitanteilig über die gewöhnliche Nutzungsdauer, also einem Zeitraum von 10 Jahren, lediglich 1.000,00 € gewinnmindernd steuerlich als „Ausgabe“ (Aufwand) erfasst. Die gezahlten 10.000,00 € werden somit erst nach 10 Jahren zu 100 % als Ausgabe den Gewinn und damit die Steuern gemindert haben.

Diese und andere Voraussetzungen an die Buchhaltung stellen regelmäßig ein Einfallstor für die Hinzuschätzung durch das Finanzamt dar. Halten Sie dieses Einfallstor stets geschlossen.

 

Was kann ich tun, um das Risiko einer Hinzuschätzung möglichst gering zu halten?

 

Neben der eigenen intensiven und zeitlich kostspieligen Einarbeitung in die Materie können Sie eine kompetente Person/Gesellschaft mit der Buchführung beauftragen.

Wir empfehlen Ihnen, sich auf jeden Fall in Ihrem Bekanntenkreis umzuhören, welche Buchhalter oder Steuerberater sich als vertrauenswürdig erwiesen hat. Kontaktieren Sie den Buchalter oder Steuerberater und lassen Sie sich im Vorfeld alles erklären. Hierzu zählen die Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen und die zu beachtenden Fristen. Wichtig ist, dass Sie wenigstens im Ansatz verstehen, was der Buchhalter oder Steuerberater für Sie macht. Macht dieser einen Fehler, so wird Ihnen der Fehler  seitens der Finanzverwaltung zugerechnet, da Sie sich seiner Dienstleistung bedient haben.

Wir empfehlen darüber hinaus, dass Sie stets bei einem Buchhalter bzw. einem Steuerberater eine Ansprechperson haben, die Ihre besonderen unternehmerischen Umstände kennt. Ihre Fragen können so in den meisten Fällen schneller beantwortet werden.

 

Was kostet mich die Buchhaltung?

 

Die Kosten können anhand der geltenden Gebührensätze, die zum Beispiel vom Umsatz abhängen, ermittelt werden. Gegebenenfalls kann eine Honorarvereinbarung getroffen werden.

Da hier zahlreiche Faktoren eine Rolle spielen, empfiehlt es sich, ein ausführliches Gespräch  mit Ihrem potenziellen  Buchhalter oder Steuerberater zu führen und die Preise für Ihre Buchhaltung zu erfragen. Eine genaue Benennung des Preises ist hier nicht möglich. Es gibt jedoch die Möglichkeit, sich auf einschlägigen Internetseiten einen ersten Eindruck zu verschaffen. Suchbegriffe können hierfür sein: Buchhalter, Onlineberechnung, Gebühren.

Wir empfehlen Ihnen, sich stets bei den Kosten die Frage zu stellen, wieviel kostet die Dienstleistung und was bekommen Sie für den Preis.  Kann die Höhe der Zahlung an den Buchhalter oder Steuerberater  den Aufwand, den Sie sich für eine gute Bearbeitung wünschen, decken? Diese Frage stellt sich insbesondere, wenn die Buchhaltung weniger kostet als die marktüblichen Gebühren.

 

Resümee:

 

Jedes Unternehmen ist etwas Besonderes und verdient die bestmöglichen Rahmenbedingungen. Nur so können seine „Eigentümer“ am Ende des Jahres auf ein erfolgreiches Geschäftsjahr zurück schauen. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Unternehmen viel Erfolg.

 

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Fehlerhafte Buchhaltung und ihre Folgen
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