Użycie do celów prywatnych– podstawowe założenia prywatnego użytkowania i korzystania z towarów
Wgląd w użytkowanie: prywatne użytkowanie i korzystanie z towarów
Czasami przedsiębiorca chciałby wykorzystać towary lub jakieś przedmioty ze swojej firmy do celów prywatnych. Na przykład pojazd służbowy jest często używany do prywatnych podróży.
Ale czy jest to dozwolone? Czy istnieją pewne obowiązki związane z użyciem lub pobraniem?
Odpowiedź na to pytanie jest uproszczona:
Tak, przedsiębiorca może pobrać lub wykorzystywać przedmioty, ale nie może się niewłaściwie wzbogacać. Przedsiębiorca nie może wykorzysytwać firmy dla swoich korzyści.
Ważną rolę odgrywa tutaj następujące podstawowe założenie: jeśli jestem firmą, jako przedsiębiorca nabywam przedmioty dla firmy lub używam ich dla firmy. Wydatki to koszty operacyjne, które zmniejszają zysk. Przedsiębiorca rozlicza również podatek naliczony.
Jeśli przedsiębiorca pobiera rzeczy (dobra ekonomiczne) z firmy lub wykorzystuje te rzeczy do celów prywatnych, czerpie korzyści ekonomiczne z ich pobrania lub wykorzystania. Pobrania początkowo nic nie kosztują przedsiębiorcę. Firma pokrywa wszystkie koszty z góry.
Jeśli osoba prywatna normalnie używa przedmiotów lub je kupuje ponosi wydatki składające się z kwoty netto i podatku od sprzedaży. Zgodnie z tym przedsiębiorca oszczędzałby własne pieniądze podczas korzystania lub pobrania aktywów przedsiębiorcy i osiągał korzyści na koszt firmy.
Aby wyeliminować tę rozbieżność i osiągnąć równe traktowanie przedsiębiorcy z osobą prywatną, należy zachować równowagę.
Poniżej przedstawiono dwa możliwe przypadki z szerokiego zakresu obszarów zastosowań, które mają jedynie zilustrować problem i w żadnym wypadku nie mogą zastąpić porady podatkowej.
Traktowanie użycia do prywatnych celów na przykładzie prywatnego wykorzystania pojazdu służbowego
Bardzo powszechne są przypadki związane z pojazdami służbowymi.
Przykładowo przedsiębiorca korzysta z samochodu służbowego w ciągu dnia w celach biznesowych (co najmniej 50%), a wieczorem lub w weekendy w celach prywatnych (np. wycieczka, prywatne zakupy). Tutaj przedsiębiorca korzysta z pojazdu firmy, ponieważ firma za niego zapłaciła. Przedsiębiorca zużywa również benzynę zakupioną na koszt firmy i korzysta ze składek podatkowych i ubezpieczeniowych płaconych przez firmę.
Są to wszystkie korzyści, za które początkowo nic nie zapłacił. Do tej pory firma poniosła wszelkie koszty.
W praktyce stosowane są głównie dwie metody kompensacji.
Metoda dziennika – ewidencja przebiegu pojazdu:
Przedsiębiorca prowadzi dziennik pojazdu. Oznacza to, że rejestruje wszystkie podróże i może określić współczynnik wykorzystania na podstawie stosunku podróży służbowych do prywatnych. Na podstawie tej relacji użytkowania poniesione koszty można przypisać do obszaru biznesowego lub prywatnego.
Jeżeli według dziennika 70% pojazdu użyto do celów służbowych, a 30% użyto prywatnie, koszty poniesione z użyciem pojazdu można odpowiednio podzielić. W takim przypadku 30% poniesionych kosztów można przypisać do użytku prywatnego.
Część kosztów związanych z prywatnymi podróżami należy rejestrować jako użycie do celów prywatnych przedsiębiorcy. W związku z tym firma otrzymuje dochód („przychód”) w wysokości wartości prywatnego użytkowania. Jednocześnie zysk spółki rachunkowo wzrasta. W ramach deklaracji podatkowej przedsiębiorcy korzyść tę należy zarejestrować i opodatkować. Oznacza to, że prywatne użytkowanie nie odbywa się już kosztem firmy.
Metoda 1%:
Jeśli nie jest prowadzony żaden dziennik lub go nie ma, zalecana jest reguła 1%. Podstawą jest zawsze cena katalogowa brutto pojazdu w momencie pierwszej rejestracji. 1% ceny katalogowej brutto miesięcznie, tj. 12% rocznie, jest rejestrowane jako prywatne użytkowanie. Zakłada się, że 80% kwoty przypada na koszty z podatkiem VAT, np. benzyna, części zamienne i wszystkie wydatki związane z pojazdem, a 20% na koszty bez podatku VAT, np. ubezpieczenia lub podatki. Na 80%-wą część kosztów z podatkiem VAT zostanie nałożony odpowiedni podatek od sprzedaży.
Przykład:
Cena katalogowa brutto: 23.800,00 €
1%: 238,00 €
Ekstrapolacja do jednego roku:
12 * 238,00 EUR = 2.856,00 €
Podatek od wartości dodanej:
80% z 2 856,00 € = 2 284,80 €;
19% VAT = 434,11 €
Wypłata części podlegająca VAT: 2.718,91 €
Wypłata części, która nie podlega podatkowi od sprzedaży: 20% z 2 856,00 € = 571,20 €
Łącznie obie wypłaty: 3.290,11 €
Wynik: za korzystanie z samochodu przedsiębiorca musi zapłacić 3.290,11 € według metody 1%. Z tego 434,11 € musi zostać przekazane do urzędu skarbowego na podatek obrotowy.
Traktowanie korzystania z towarów w księgowości
Jeśli korzysta się z towarów firmy, nie powinno dojść do bezpodstawnego wzbogacenia się przedsiębiorcy. Przedsiębiorca nie powinien mieć nieuzasadnionych korzyści na koszt firmy.
Przedsiębiorca, który korzysta z towarów do celów pryywatnych musi zarejestrować odpowiednią wartość jako pobranie w swojej księgowości. Tutaj m.in. powstaje pytanie, czy pobrane towary były uprawnione do odliczenia podatku naliczonego i jak wysokie były koszty nabycia dobra zastępczego w momencie pobrania.
W takim przypadku odpowiednią wartość składnika aktywów należy zarejestrować jako nieodpłatny transfer wartości. Z jednej strony dochód ze zbycia aktywów ostatecznie przypisuje się spółce. Zwykle zwiększa to zyski firmy. Pozostała wartość księgowa i koszty nabycia dobra zastępczego mają tutaj podstawowe znaczenie. Z drugiej strony wartość korzystania z towarów do celów prywatnych przypisywana jest przedsiębiorcy i odpowiednio odzwierciedlana w dochodzie przedsiębiorcy podlegającym opodatkowaniu.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi odpowiednią dokumentację, określenie wartości pobrania jest bezproblemowe.
Jeśli jednak przedsiębiorca nie prowadzi rejestrów organy podatkowe mogą dokonać oszacowania. Na przykład, jeżeli przedsiębiorca sprzedaje artykuły spożywcze codziennego użytku, np. nabiał lub inne określone towary, organy podatkowe mogą zastosować ustalone stawki ryczałtowe. W takim przypadku wartość pobrania zależy od wielkości rodziny i wieku członków rodziny. Do tego dochodzi podatek od sprzedaży.
Użycie do celów prywatnych – streszczenie
Powyższe dwa przykłady mogą dać tylko podstawowy wgląd w problematykę pobrania towarów i ich użytkowania oraz mają na celu podnieść świadomość problemu. W rzeczywistości każdy pojedynczy przypadek wymaga oceny podatkowej w celu ustalenia wartości pobrania i prawidłowych konsekwencji księgowych. Na przykład przy pobraniu środków trwałych należy sprawdzić, w jakim stopniu należy dokonać korekty przed opodatkowaniem.
Ostatecznie należy stwierdzić, że istnieje wiele konstelacji pobrania i użytkowania, które mogą wystąpić w codziennych transakcjach biznesowych i które wymagają szczególnej oceny.
Można przywołać następujące przykłady:
- przedsiębiorca zleca swoim pracownikom wykonanie prac na swojej prywatnej posesji,
- przedsiębiorca korzysta z firmowego telefonu komórkowego do połączeń prywatnych,
- przedsiębiorca przekazuje przedmiot w celach charytatywnych.
Użycie do celów prywatnych – nasza rekomendacja
Jeśli jeden z wyżej wymienionych przypadków lub podobny przypadek wystąpi w Państwa firmie, zalecamy natychmiastowy kontakt z księgowym / doradcą podatkowym w celu rozwiania wszelkich wątpliwości i zapewnienia prawidłowej kiegowosci.
Oszacowanie dokonane przez organy podatkowe w przypadku niejasności ma często negatywny wpływ. Jeśli księgowość była prowadzona prawidłowo od samego początku, można uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Kancelaria Swist – Księgowość w Niemczech
Państwa prawo w naszych wiernych rękach
