Belegnachweise der Buchführung

 

Jedem Unternehmer wird schnell bewusst, dass er eine eigene Buchhaltung führen muss. Zeitgleich stellt sich die Frage:

 

Wozu soll ich eine Buchhaltung führen und welche Unterlagen habe ich zu der Buchführung zu nehmen?

 

Das Wozu ist schnell beantwortet. Anhand Ihrer Buchführung ermitteln Sie zum Beispiel den Gewinn oder sonstige Steuerverbindlichkeiten, geben entsprechende Erklärungen beim Finanzamt ab und anhand dieser von dem Unternehmen selbst ermittelten Werte werden die Steuerverbindlichkeiten festgesetzt. Liegen jedoch Unklarheiten hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Buchhaltung vor, möchten Sie Ihr Unternehmen aufgeben oder ist eine längere Zeit vergangen, kann sich das Finanzamt bei Ihnen melden  und eine Betriebsprüfung durchführen. Es will überprüfen, ob in Ihrer Buchführung  alle Vorgänge richtig erfasst wurden und ob alle Steuern richtig festgesetzt wurden.

 

Woraus besteht die Buchhaltung?

 

Grundlage dieser Betriebsprüfung sind Ihre Belege, die Sie zur Buchhaltung genommen haben.

Als Unternehmer stehen Sie zunächst vor der Frage, welche Unterlagen man zu der Buchhaltung nehmen soll. Nimmt man zu viele Unterlagen, wird die Buchhaltung unübersichtlich. Nimmt man zu wenige Unterlagen, ist sie unzureichend und es kann zu einer nachteiligen Steuerschätzung kommen. Sie müssen mehr Steuern bezahlen.

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung erfordert das Vorliegen aller relevanten Belege. Welche Belege das sind, hängt vom Einzelfall ab. Je nach Branche oder der Frage nach welchen Gesetzen  die Tätigkeit des Unternehmens  zu bewerten ist, können unterschiedliche Anforderungen an die Belege gestellt werden.

 

Nach welchen Grundsätzen wird die Buchführung geordnet?

 

Zunächst ist festzustellen, dass sowohl die Steuergesetze als auch andere Gesetze, wie etwa das Handelsgesetzbuch, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten  enthalten können. Das bedeutet, wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nachkommen muss, der hat diesen Pflichten auch unter steuerlichen Gesichtspunkten nachzukommen.

 

Welche Unterlagen muss der Unternehmer sammeln und seinem Buchhalter vorlegen?

 

Aufgrund der Vielzahl  der möglichen Konstellationen seien zunächst als wichtigste steuerliche Belege genannt:

  • Rechnungen anderer Unternehmer mit allen erforderlichen Angaben, die dem eigenen Unternehmen gestellt wurden,
  • Selbst gestellte Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben,
  • Verträge als Rechnungen,
  • Nachweis über den Zeitpunkt und Höhe des Geldzuflusses- oder Geldabflusses (wie z. B. Kontoauszüge,  Kassenbücher),
  • in den Fällen, in denen einem Geldeingang keine Rechnung zu Grunde liegt, ist ein Nachweis über die Herkunft des Geldes zur Buchhaltung zu nehmen,
  • Nachweise über eventuelle Preisminderungen, z. B. Rabatte, Skonti,
  • Aufzeichnungen des Wareneingangs bei gewerblichen Unternehmen, § 143 AO,
  • Aufzeichnungen des Warenausgang bei gewerblichen Unternehmen, die an andere gewerbliche Unternehmer zum Zwecke der Weiterveräußerung oder des Verbrauchs leisten, § 144 AO,
  • Geschäftsbriefe und Kostenvoranschläge, die den Geschäftsvorgang verdeutlichen.

 

Sind diese Anforderungen abschließend?

 

Da die Anforderungspflichten an das jeweilige Unternehmen von zahlreichen Punkten, (Rechtsform des Unternehmens, Art der unternehmerischen Tätigkeit, der Frage, ob das Unternehmen national,  eu-weit oder weltweit tätig ist), abhängen,  können unterschiedliche Anforderungen an die Belege gestellt werden. Insoweit ist es wichtig, sich im Vorfeld  persönlich beraten zu lassen.

Die vorgenannte Aufstellung soll lediglich einen ersten Eindruck vermitteln.

 

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Belegnachweise

 

 

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Für die Buchhaltung erforderliche Belegnachweise
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