Rechnungen, ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung

Welche Anforderungen an eine Rechnung gestellt werden, regelt jeder Staat für sich. In der Europäischen Union gibt es ein weitgehende Angleichung.

 

Wieso sind aber Rechnungen zu erstellen?

 

Um Ausgaben dem Unternehmen zuzuordnen und sie von den Einnahmen, dem Umsatz, abziehen zu können bedarf es regelmäßig eine Rechnung. Eine Rechnung trifft regelmäßig Aussagen über den Leistungsempfänger und den Leistenden und die erbrachte Leistung und Gegenleistung. Nur mittels einer Rechnung kann der Gewinn gemindert werden und eine niedrigere Steuer ermittelt werden.

Auf der anderen Seite hat die Rechnung (geschuldetes Entgelt) Auswirkungen auf die Umsatzsteuerzahlungspflicht bzw. die Erstattung.

 

Vereinfachte Regelfallbeispiele (keine Kleinunternehmereigenschaft):

 

Erbringt der Handwerker eine Arbeit für 238,00 € brutto (200,00 € netto + 38,00 € Umsatzsteuer) so hat er 38,00 € an Umsatzsteuer dem Finanzamt zu melden und die 38,00 € Umsatzsteuer an das Finanzamt zu überweisen. Kauft der Handwerker zum Beispiel Farbe für 119,00 € brutto (100,00 € netto + 19,00 € Umsatzsteuer), so kann er 19,00 € (19% von 100,00 €, dem Nettobetrag,) erstattet erhalten, sofern ihm eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Beispiel:

Handwerker Maurer, erhält den Auftrag, Arbeiten an einem neu zu errichtenden Gebäude zu verrichten. Er führt die Arbeiten aus und stellt dem Auftraggeber eine Rechnung.

 

Welchen Inhalt muss eine Rechnung aus steuerlicher Sicht haben? Welche Rechnungserfordernisse sind zwingend zu erfüllen?

 

Welchen Inhalt eine Rechnung enthalten muss, ist in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Nachfolgend werden die wichtigsten Rechnungserfordernisse und einige im Bauhandwerk hervorstechende Besonderheiten thematisiert.

Eine Rechnung muss die folgenden Angaben als Rechnungserfordernisse enthalten:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. 
    Bei Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis 250,00 €) kann auf die Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungsbeziehers verzichtet werden (§ 33 UStDVO).
  2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine Rechnungsnummer,
  5. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; u.U. Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Skonto, Rabatt…), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  9. bei Arbeiten im Zusammenhang mit Grundstücken, sofern die Leistung an einen Nichtunternehmer erbracht wird einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ist u.U. der Hinweis auf eine Gutschrift zu vermerken.

 

Ausgewählte einzelne Besonderheiten im Zusammenhang mit der Rechnung? – Rechnungserfordernisse in besonderen Fällen

 

Sofern eine Leistung durch einen Kleinunternehmer erbracht wird hat der Hinweis auf die Umsatzsteuerfreiheit zu erfolgen. Es ist keine Umsatzsteuer zu berechnen und auf der Rechnung zu vermerken.

Im Falle der Leistung eines Subunternehmers (Handwerker) an einen Auftraggeber (Bauunternehmer) ist eventuell auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hinzuweisen. Es ist vom leistenden Unternehmer in der Rechnung keine Umsatzsteuer auszuweisen. Einzelheiten und weitere Anwendungsfälle sind § 13 b UStG zu entnehmen.

In Fällen der Subunternehmerschaft im Bauhandwerk, ist eine Kopie der Freistellungsbescheinigung beizufügen. Ansonsten hat der Auftraggeber 15 % des geschuldeten Bruttobetrages einzubehalten und an das Finanzamt des leistenden Unternehmers zu abzuführen. Einzelheiten sind in § 48 ff EStG geregelt.

Wurde eine Anzahlung geleistet, ist für diese Zahlung auch eine Rechnung auszustellen. Sie hat die vorgenannten Angaben mit zu enthalten. Wird eine Schlussrechnung gestellt, hat sie den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag zu enthalten. Ferner ist in der Schlussrechnung auf die im Vorfeld erfolgte Anzahlung hinzuweisen.

Ausländische Unternehmer ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland, haben ihre Rechnungen nach den Vorschriften des Landes in dem ihre Betriebsstätte sich befindet, auszustellen, § 14 Abs. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Ist ein ausländischer Unternehmer in Deutschland längere Zeit auf Montage, ist für jeden Einzelfall zu überprüfen, ob sein Unternehmen fiktiv nach Deutschland verlagert wird, und er den deutschen Rechtsvorschriften unterliegt.

 

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Steuerrechtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung – Rechnungserfordernisse
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