Ein kleiner Einblick: Nutzungsentnahmen und Warenentnahmen (Grundgedanken)

Gelegentlich möchte ein Unternehmer Waren seines Unternehmens für private Zwecke entnehmen oder einen Gegenstand des Unternehmens für private Zwecke nutzen. So wird zum Beispiel oftmals das Unternehmenskraftfahrzeug für Privatfahrten genutzt.

Dabei stellt sich die Frage, ob man das einfach so darf oder ob mit der Nutzung oder Entnahme bestimmte Pflichten verbunden sind.

Die Antwort auf diese Frage lautet vereinfacht:

Ja, ich darf zwar die Gegenstände entnehmen bzw. nutzen, jedoch darf ich mich dabei nicht zu Unrecht bereichern. Ich darf also nicht auf Kosten des Unternehmens einen Vorteil für mich ziehen.

Dabei spielt der nachfolgende Grundgedanke eine wesentliche Rolle: Wenn ich ein Unternehmen habe, erwerbe ich als Unternehmer Gegenstände für das Unternehmen oder nutze diese. Bei den gezahlten Kosten handelt es sich um Betriebsausgaben, die den Gewinn mindern. Ich habe vielleicht auch auf die gezahlte Umsatzsteuer eine Vorsteuer gezogen.

Entnehme ich nun die Sachen (Wirtschaftsgüter) aus dem Unternehmen oder nutze ich Sachen (Wirtschaftsgüter) des Unternehmens für private (nicht betriebliche) Zwecke, ziehe ich einen wirtschaftlichen Vorteil aus der Entnahme oder Nutzung. Es kostet mich erst einmal nichts. Alle Kosten hat im Vorfeld das Unternehmen getragen.

Nutze ich normalerweise als Privatperson Gegenstände oder kaufe ich Gegenstände ein, habe ich Ausgaben (Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer).  Demnach würde ich bei der Nutzung oder Entnahme unternehmerischer Wirtschaftsgüter eigenes Geld sparen und auf Kosten des Unternehmens für mich einen Vorteil ziehen.

Um diese Diskrepanz zu beseitigen und eine Gleichbehandlung zwischen dem Unternehmer und einer Privatperson zu erreichen, muss ein Ausgleich erfolgen.

Aus den vielfältigen Anwendungsbereichen werden nachfolgend zwei mögliche Anwendungsfälle skizziert, welche lediglich die Problematik verdeutlichen sollen und auf gar keinen Fall eine steuerliche Beratung ersetzen können.

1.

Behandlung von Nutzungsentnahmen an Hand eines privat genutzten Unternehmenskraftfahrzeuges.

Beispiel: Ich benutze ein Unternehmenskraftfahrzeug im Laufe des Tages für unternehmerische Zwecke (mind. 50%) und am Abend oder am Wochenende für private Zwecke (z.B. Ausflug, Privateinkäufe). Hier benutze ich das Kraftfahrzeug des Unternehmens, da das Unternehmen für das Fahrzeug bezahlt hat, ich verbrauche auf Unternehmenskosten erworbenes Benzin und ziehe einen Nutzungsvorteil durch die vom Unternehmen gezahlten Steuern und Versicherungsbeiträge. Das alles sind Vorteile, für die ich erst einmal nichts gezahlt habe.  Das Unternehmen hat bis jetzt hierfür gezahlt.

In der Praxis werden vorwiegend zwei Ausgleichsmethoden angewandt.

1.) Fahrtenbuchmethode

Der Unternehmer führt ein Fahrtenbuch. Das heißt, er erfasst alle Fahrten und kann anhand Verhältnisses der Unternehmensfahrten zu den Privatfahrten ein Nutzungsverhältnis ermitteln. Anhand dieses Nutzungsverhältnisses können die angefallenen Kosten entsprechend dem unternehmerischen oder privaten Bereich zugeordnet werden.

Wenn laut Fahrtenbuch das Kraftfahrzeug zu 70% unternehmerisch genutzt wurde und zu 30 %  privat, können die für das Kraftfahrzeug angefallenen Kosten entsprechend aufgeteilt werden. In diesem Fall können 30% der angefallenen Kosten der privaten Nutzung zugeordnet werden.

Der Kostenanteil der auf die Privatfahrten entfällt, ist als Nutzungsentnahme des Unternehmers zu erfassen. Dem entsprechend fließt rechnerisch dem Unternehmen ein Ertrag („Einnahme“) in Höhe des Wertes der Nutzungsentnahmen zu. Zeitgleich erhöht sich rechnerisch der Unternehmensgewinn. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung des Unternehmers ist dieser gezogene Vorteil mit zu erfassen und zu versteuern. Damit erfolgt die private Nutzung nicht mehr auf Kosten des Unternehmens.

2.) So genannte 1%-Methode.

Wird gar kein oder kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, bietet sich die 1%-Regelung an. Grundlage ist stets der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeuges im Zeitpunkt der Erstzulassung. Dabei wird pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises (im Jahr also 12 %) als Entnahme erfasst. Es wird davon ausgegangen, dass 80 % der Entnahme auf Kosten mit Umsatzsteuer (z.B. Benzin, Ersatzteile…) entfallen und 20 % auf Kosten ohne Umsatzsteuer (z.B. Versicherungen oder Steuern). Auf den 80%tigen Anteil für Kosten mit USt ist entsprechend eine Umsatzteuer drauf zu rechnen.

 

Beispiel: Kfz.:                    Bruttolistenpreis                                            23.800,00 €

1% entspricht 238,00 €

Hochrechnung auf ein Jahr,

12 * 238,00 € = 2.856,00 €

80%  von 2.856,00 € =    2.284,80 €

+ 19 % USt.                           434,11 €

Zwischensumme=                                         2.718,91 €

20% von 2.856,00 €=        571,20 €                571,20 €

Summe:                                                             3290,11 €            

Ergebnis: Für die Nutzung des Autos fallen zu Lasten des Unternehmers 3.290,11 € an. Davon sind an Umsatzsteuer 434,11 € an das Finanzamt zu überweisen.

 

Behandlung von Warenentnahmen.

Werden dem Unternehmen Wirtschaftsgüter entnommen, so soll auch hier keine ungerechtfertigte Bereicherung des Unternehmers erfolgen. Der Unternehmer soll nicht auf Kosten des Unternehmens einen privaten ungerechtfertigten Vorteil ziehen.

Der entnehmende Unternehmer hat den entsprechenden Wert als Entnahme zu erfassen. Hier spielt unter anderem die Frage, ob das entnommene Wirtschaftsgut zum Vorsteuerabzug berechtigt hat und wie hoch die Wiederbeschaffungskosten im Zeitpunkt der Entnahme waren.

In diesem Fall ist der entsprechende Wert des Wirtschaftsgutes als unentgeltliche Wertabgabe zu erfassen. Auf der einen Seite wird letztendlich dem Unternehmen ein Ertrag aus dem Abgang des Wirtschaftsgutes zu gerechnet. Dies erhöht in der Regel den Unternehmensgewinn. Hierbei sind hauptsächlich der Restbuchwert und die Wiederbeschaffungskosten von Bedeutung. Auf der anderen Seite wird der Entnahmewert dem Unternehmer zugerechnet und findet sich entsprechend in den zu versteuernden Einkünften des Unternehmers wieder.

Führt der Unternehmer ordnungsgemäße Aufzeichnungen, ist die Ermittlung des Entnahmewertes unproblematisch.

Führt der Unternehmer jedoch keine Aufzeichnungen, kann eine Schätzung durch die Finanzverwaltung vorgenommen werden.  Verkauft der Unternehmer zum Beispiel Lebensmittel des täglichen Gebrauchs (z.B. Milchprodukte oder andere bestimmte Waren), kann die Finanzverwaltung auf bestimmte Pauschalsätze zurückgreifen. In dem Fall ist der Entnahmewert von der Familiengröße und dem Alter der Familienangehörigen abhängig. Hierauf wird die Umsatzsteuer drauf gerechnet.

 

Resümee

Die vorgenannten zwei Beispiele können nur einen ersten Eindruck bezüglich der Sach- und Nutzungsentnahmen vermitteln. Sie sollen für die Problematik sensibilisieren. Tatsächlich bedarf jeder einzelne Fall einer steuerlichen Würdigung, um den Entnahmewert und die richtigen buchhalterischen Konsequenzen zu ziehen. So ist zum Beispiel bei Entnahmen von Anlagevermögen zu überprüfen, inwieweit eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen ist.

Es bleibt letztendlich festzustellen, dass es eine Vielzahl von Entnahme- und Nutzungskonstellationen gibt, die im täglichen Geschäftsverkehr auftreten können und einer besonderen Würdigung bedürfen.

Es seien folgende Beispiele genannt:

Unternehmer lässt durch eigene Mitarbeiter Arbeiten am privaten Grundstück verrichten

Unternehmer nutzt betriebliches Handy für private Telefonate

Unternehmer spendet einen Gegenstand.

Sollte in Ihrem Unternehmen einer der vorgenannten Fälle oder ein ähnlicher Fall vorkommen, empfehlen wir Ihnen,  sich umgehend mit Ihrem Buchhalter/ Steuerberater in Verbindung zu setzten, etwaige Zweifel zu bereinigen und eine ordnungsgemäße Buchführung sicher zu stellen.

Eine bei Unklarheiten durch die Finanzverwaltung vorgenommene Schätzung wirkt sich nicht selten nachteilig aus. Ist die Buchführung von Anfang an ordnungsgemäß geführt worden, können unangenehme Folgen vermieden werden.

Nutzungsentnahmen und Warenentnahmen
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